如何給別人建議? 以 Toastmasters 怎麼做講評為例(例會篇)

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我記得有一次會議進行得挺順利的,結束前,總講評(General Evaluator)會友 Adam 需要給大家回饋。

他是這麼說的:

「Esther,不行,下星期再做一次!」  加手勢比 No!

「Ocean,不行,下星期再做一次!」 加手勢比 No!

「Sunny,還OK,繼續努力。」 輕輕點頭,接著開始講自己的事情。

 

會議結束後,

「Adam, 你只是一直說我們不好,又沒說那裡不好。」剛剛被講評的 Esther 跟 Ocean 抱怨道。

「我時間不夠啊。。。但我夠坦白吧!」 似乎還是非常自豪於自己的「有話直說」的 Adam。

「哼!」 Ocean 沒說話,但是看起來很不爽。

Esther 則是甩頭就走。「你以為你有多厲害啊。」好像小聲說,但是全場都聽到了。

不歡而散。

這是我上個月去國際演講會( Toastmasters)會議的親身經歷。

 

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其實這種狀況在公司也常常發生 。

老闆:「那個誰你過來!你最近怎麼搞的?表現實在是太差勁了!」(我絕對不會告訴你我前老闆就是這樣)

「那個誰」:「是老闆,我會改進的…」 摸摸鼻子趕快離遠一點,因為不知道要怎麼改,只好趕快遠離暴風圈。

如果你是主管、父母、或是需要給別人建議的人,是不是也常常會有

「誒我不是跟你說好多遍了,你怎麼還不改啊?」

 

 

今天我借用在國際演講會 (Toastmasters) 都會練習的講評技巧,給你提供一些想法。

 

Toastmasters 是啥?

是提高演講能力和領導能力的非營利組織。

Toast 是「舉杯祝賀」,Master 是「主人」,所以可將 Toastmaster 解釋為‘會議主持人’。 Toastmasters International 自1924 年於美國加州成立,於全球 136多個國家擁有超過1.6萬個會員組織。

 

 

回到正題,

當你身為主管、領導、老師,甚至有時候你需要給長輩、師長、長官建議回饋時

(你可能比他專業,但是他有決定權)

你該怎麼說?

 

最常用的大概就是三明治回饋法。

指正對方之前,先真誠地肯定、讚美對方。

對方在聽到不舒服的事情之前,如果先聽到肯定或讚美,有助於降低心理上的衝擊。

架構對了,其他就不太會錯了。

分配比例大約 35% /45%/20%。

 

如果你跟我以前一樣,可能會想說:

「不用了吧,直接講要改進的地方吧,我們來這不就是要聽建議才能進步嗎? 這樣更有效率吧!」

「Alex,我們一定要講好的地方,不只是為了肯定他喔(你的另外一半,家人朋友部屬或同事)」當年我的 Mentor 這樣跟我說。

「而是告訴他,他哪裡做得很好,他才會知道那個部分要繼續做,不然連好的部分都沒繼續做,反而愈改愈糟。」

 

有句話說的很好:

先整理心情,再處理事情

 

的確,有時候你覺得對方講的都對,但你就是覺得很不爽,就是不想聽,甚至還想故意唱反調。

 

那給建議講評時有哪些原則可以幫助我們對人不對事呢?

你可以參考我講評上千場秉持的三大原則 CSR

1. Constructive  有建設性

跟建設性相反的就是毀滅性。如果你的建議不能幫助當事人更好,那不如不說。

 

X   「我覺得你的演講不錯,但是…」

O   「我真的喜歡你這篇演講,因為 XXX 原因,同時…」  

運用「而且」,「同時」 較好,因為我們聽到「可是」或「但是」時,就知道對方要講不好的事情。(英文可以用:and, at the same time, also etc.)

X  「下次你 XXX,才會更好」

O  「下次我們可以試試看 XXX,挑戰看看OOO 會更好」

 

 

O   「如果我們用用看 XXX,相信效果一定會更好!」

強調「我們」會讓對方有「啊,你是真心為我好啊」的感覺,

用「如果XXX,可能會更好」句型,把選擇權留給對方(人都是想要有主控權的動物)

 

X   「你是豬啊! 你每次都遲到!」

O   「你如果遲到的話,我會無法掌控下一個行程的時間,我們是不是可以協調出一個共識?」

其他狀況也可以用。

對事不對人,先放下情緒,針對當下情況尋找解決方案。

2. Specific 要具體精確

X    「我覺得這篇內容不夠好。」 不夠好在哪裡?如何更好?請示範。

O    「我覺得這篇內容可以更扎實,比如說我們可以把一開始介紹的部分縮短,直接帶進今天的主題,告訴他們為什麼他們需要聽這篇演講。」

 

X   「你太僵硬了。」

O    「你今天肢體似乎顯得有些僵硬,我們下次可以試著演講前放鬆,做點暖身操,在你講解時帶進適當的手勢,像這樣(直接做示範給他看)」

 

3. Relevant  要緊扣主題

太多人一上台就說,喔你今天這個主題啊,我也有類似經驗:「上次啊。。。(兩分鐘),喔對了你這演講真的不錯的,加油!」人家正等著你回饋呢,這不黃花菜都涼啦!

X 「歐洲我也去過,不過我最喜歡的不是巴黎,而是….題外話啊,我再說一下…」 上台請不要講題外話。

O「我很喜歡你這篇演講,尤其是結構跟你舉的故事,因為…」 直接進入主題,切中要點。

 

善用三明治回饋法跟掌握 CSR 三項原則,不是只是為了達到我們說服的目的,

而是練習看到別人的優點,幫助他們變成更好的人。 

 

有個比較接近的概念叫做

賦權」(Empowerment),也譯為賦能充權充能授能培力等。

授權跟賦權有什麼差別? 根據網路上查到的定義:

授權 (Delegation) 是指如何將職權分配在主管與其幾個部屬之間。

賦權 (Empowerment) 意指允許並幫助部屬,使其有能力去做。

 

 

 

好,原則知道了,

那我只有被指派當個人講評(Inidiviaul evaluator) 才能練習到講評嗎?

不然。隨時都可以(且應該)練習。

具體怎麼操作呢?

當你沒被指派任務時,請練習對會議當天 3-5 位講者都做講評,寫下好的地方,建議,甚至有起承轉合。

試想:「如果我來講評我會怎麼講?」

然後同時比對當天會議的講評者如何講評,你可能會有以下發現。

「恩,這點很明顯大家都有看到。」

「誒,這點很重要你沒講評到。」

「哇,還有這個角度切入我怎麼都沒想到!」

很快的,你就會快速累積許多經驗,別人一個月練習一次,你一次會議練習三到五次,這樣才能快速成長!

量變會造成質變,會講評也會帶動你的自評,所以你演講理論上也會同時進步。

更進一步的話,你甚至可以講評其他的講評者(有點拗口我知道)。

就像是教練的教練或是老師的老師。

 

 

 

快速總結:

不管你在TM 會議中,公司帶團隊或甚至給你的另外一半回饋時,

都可以試試看三明治法(Sandwich)+ CSR原則 (建設性+具體+相關性),

讓溝通更順暢,記得,

心若不難,事就不難,

心若不爽,事就很難。

 

 

延伸閱讀:怎麼贏全國英語講評冠軍 Toastmasters(比賽篇)

(圖片來源:pixbay &網路)

 

Q:我都聽不懂講者到底在說什麼,怎麼做個好的講評?

A:這位讀者,您是做中文還是英文呢? 

如果英文的話,的確是需要克服語言障礙(某一方的語文程度沒那麼熟練的時候,也就是你聽不懂,講不好或兩者都有)

建議:誠實為上

你可以老實說你有聽不懂的部分(表示對方有可能說太難或是對方某些部分太含糊其辭沒有組織)

不需要硬講,練習分析你聽得懂的部分。

再來,如果是例會的話,你如果知道對方或自己英文不好,可以請他提供逐字稿(高手或沒時間準備的人可能不會提供)

再不行,也可以請一位英文較好的朋友在你旁邊「翻譯」關鍵字給你聽。

中文很可能是結構太發散太鬆散等問題。

重點是練習自己嚴密邏輯思維 (Critical thinking) 跟給予回饋建議的能力。

有一雙銳利的眼,能觀察入微,
有一個靈活的腦袋,能獨立思考,
有一顆幫助人的心,能將心比心,
最後藉由金口,傳達善意。


共勉之~

 

Best,

Alex Jan

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